Organizacja konferencji i szkoleń dedykowanych
Konferencje dobrze poukładane. Od pomysłu do realizacji.
Planujesz konferencję medyczną, farmaceutyczną, szkolenie lub wydarzenie dla swojej organizacji? Zorganizujemy je kompleksowo – od pierwszego pomysłu, przez przygotowanie i promocję, aż po realizację wydarzenia.
Mamy doświadczenie w organizacji ponad 700 wydarzeń – konferencji, szkoleń, forów i spotkań branżowych. Wiemy, jak połączyć odpowiednie miejsce, program, uczestników, ekspertów, partnerów i zaplecze techniczne w jedno dobrze działające wydarzenie.
Ty określasz cel. My zajmujemy się resztą.
Co możemy zrobić dla Ciebie?
📍 Dobór miejsca i obiektu
Znajdziemy miejsce dopasowane do charakteru wydarzenia, liczby uczestników, lokalizacji i budżetu – od kameralnych spotkań po duże konferencje.
🤝 Negocjacje z hotelem i obiektem
Prowadzimy rozmowy z hotelami i centrami konferencyjnymi, negocjując warunki wynajmu sal, noclegów, cateringu oraz dodatkowych usług.
🎨 Identyfikacja wizualna i grafika
Przygotujemy spójną oprawę wydarzenia – key visual, materiały promocyjne, banery, zaproszenia, prezentacje, materiały dla uczestników oraz grafiki do social media.
📣 Promocja i reklama wydarzenia
Zaplanujemy i przeprowadzimy działania promocyjne, wykorzystując m.in. e-mail marketing, SMS, social media, kampanie internetowe oraz komunikację do grup docelowych.
🎤 Konferansjer i prowadzenie wydarzenia
Zapewniamy profesjonalną obsługę konferansjerską, prowadzenie sceny, zapowiedzi prelegentów oraz sprawny przebieg całego wydarzenia.
🏛️ Patronaty honorowe i medialne
Wspieramy proces pozyskiwania patronów honorowych, instytucjonalnych i medialnych, przygotowując odpowiednią komunikację i materiały.
💼 Pozyskiwanie sponsorów i partnerów
Pomagamy stworzyć ofertę sponsorską, przygotować pakiety partnerskie i prowadzić komunikację z potencjalnymi sponsorami.
👥 Rekrutacja uczestników
Zajmujemy się procesem dotarcia do właściwej grupy odbiorców oraz obsługą zapisów. Pomagamy zbudować frekwencję wydarzenia od pierwszego kontaktu aż po rejestrację uczestnika.
🎧 Obsługa techniczna i sceniczna
Zapewniamy wsparcie techniczne wydarzenia – nagłośnienie, multimedia, oświetlenie, ekrany, prezentacje, scenę, transmisję online oraz obsługę techniczną.
A TO DOPIERO POCZĄTEK!
W zależności od potrzeb możemy również zapewnić:
Program i koncepcję wydarzenia
Pomagamy stworzyć tematykę, strukturę i harmonogram konferencji oraz dobrać odpowiednią formułę wydarzenia.
Prelegentów i ekspertów
Pomagamy w wyszukiwaniu i kontakcie z ekspertami, lekarzami, menedżerami oraz przedstawicielami instytucji i organizacji branżowych.
Obsługę rejestracji uczestników
Formularze zgłoszeniowe, potwierdzenia, listy uczestników, identyfikatory, check-in oraz obsługa uczestników na miejscu.
Materiały konferencyjne
Przygotowanie agendy, identyfikatorów, certyfikatów, materiałów dla uczestników, teczek, notesów i innych elementów wydarzenia.
Catering i hospitality
Organizacja przerw kawowych, lunchów, kolacji, bankietów oraz dodatkowych elementów związanych z obsługą uczestników.
Fotografia i materiały video
Dokumentacja wydarzenia, zdjęcia, materiały video, krótkie formaty do social media oraz materiały wykorzystywane przy promocji kolejnych edycji.
Transmisje online i wydarzenia hybrydowe
Łączymy wydarzenia stacjonarne z uczestnikami online, zapewniając odpowiednią obsługę techniczną i transmisję.
Obsługę uczestników VIP i prelegentów
Koordynujemy przyjazdy, zakwaterowanie, transfery oraz opiekę nad zaproszonymi gośćmi.
Podsumowanie i raport po wydarzeniu
Analizujemy frekwencję, działania promocyjne, zaangażowanie uczestników i realizację założonych celów.
Jedna firma. Cała organizacja.
Nie musisz koordynować kilkunastu podwykonawców.
IBF MED może przejąć całość organizacji wydarzenia – od koncepcji i wyboru miejsca, przez promocję i rekrutację uczestników, po scenę, technikę i obsługę wydarzenia.
Dzięki temu masz jednego partnera, jeden zespół i jeden punkt kontaktu.
Ponad 700 zrealizowanych wydarzeń – ponad 100 edycji „Forum Kadry Zarządzającej w Ochronie Zdrowia”
Doświadczenie zdobyte podczas organizacji setek konferencji i szkoleń pozwala nam sprawnie reagować na potrzeby organizatorów, uczestników, prelegentów i partnerów wydarzenia.
Masz pomysł na konferencję? Zorganizujmy ją razem.
Opowiedz nam o swoim wydarzeniu – określimy zakres prac, zaproponujemy rozwiązania i przygotujemy koncepcję organizacyjną.
SERDECZNIE ZAPRASZAMY DO KONTAKTU
